「東海市住民票の写し等の交付に係る本人通知制度」

東海市では、平成25年1月1日から、住民票の写し等の不正取得により個人の権利が侵害されることを防止し、また、不正取得を抑止するため、本人等以外の第三者が住民票の写し等の証明書を取得した場合、事前に登録した本人に通知する制度を実施しました。
※証明書の交付の可否を登録者へ事前に確認したり、第三者に交付ができないようにする制度ではありません。

制度の概要

1 本人通知を希望する方は、市民窓口課で事前に登録の申込みを行います。
2 第三者(国又は地方公共団体の機関を除く本人等以外の者。)に住民票の写し等の証明書を交付した場合に、登録者へ後日 「交付通知書」を送付します。

※証明書を交付した第三者の個人に関する情報は通知されません。

手続方法について

本人通知を希望される方は、「東海市本人通知制度登録申込書」に必要事項を記入し、必要書類を添えて申込みをお願いします。
1 登録できる方

 (1) 東海市の住民基本台帳に記載されている方、されていた方  
 (2) 東海市が編製した戸籍又は除かれた戸籍に記載されている方

2 登録の方法

 ・申込み場所 : 東海市役所 市民窓口課(庁舎1階)
                    月曜日から金曜日(平日のみ)
                    午前8時30分から午後5時15分
 ・必要な書類 : 官公署が発行した顔写真付きの本人確認書類(運転免許証、パスポート、住民基本台帳カード等)
           代理人の場合は、上記の本人確認書類、
委任状及び委任者の本人 確認書類
 ・登録の内容 : 氏名、現住所、通知を希望する住民票の住所及び戸籍の本籍地番など

3 登録期間

登録した日から起算して5年間です。登録期間満了を経過し、かつ、 更新の申請がない場合は、自動的に廃止となります。
なお、登録期間満了後も引き続き登録を希望する方は、登録期間満了日の1カ月前から再度登録の受付を行います。

4 登録内容の変更及び登録の廃止について

登録者の氏名や住所などの登録した内容に変更があった場合又は登録の廃止をする場合は、「東海市本人通知制度登録(変更・廃止)届出書」により届出を行ってください。
なお、登録者が死亡又は失踪の宣告を受けた場合や住民票が職権消除された場合などは、登録が抹消されます。

5 通知の対象となる証明書

 ・住民票の写し
 ・住民票記載事項証明書
 ・戸籍の全部(個人)事項証明書
 ・戸籍の附票の写し    など
   ※消除された住民票、戸籍の附票、除かれた戸籍も含みます。

6 通知する内容

(1) 住民票の写し等を交付した年月日
(2) 交付した住民票の写し等の種別及び通数
(3) 交付した住民票の写し等の交付請求者の種別(代理人又は代理人以外の者)
  ※交付した第三者の個人に関する情報については、通知されません。
    なお、交付通知書に記載のない内容について確認が必要な場合は、「東海市個人情報保護条例」の規定に基づき、
      開示請求を行うことができます。
    ただし、開示請求を行った場合でも、即日の開示及び第三者に関する個人情報は、
      開示できませんので、御了承ください。

7 各種様式

 東海市本人通知制度登録申込書(PDF形式)
 
東海市本人通知制度登録(変更・廃止)届出書(PDF形式) 

8 その他

本人が、他の市町村に居住している場合や疾病その他やむを得ない理由で、直接申込みできない場合は、郵便等での申込みも受け付けます。
詳しくは、市民窓口課までお問い合わせください。