東海市議会の個人情報の保護に関すること
個人情報保護制度とは
市議会が保有している文書等に記録されている個人情報について、その個人情報の本人又は代理の方が個人情報の開示・訂正・利用停止等を求めることができる制度です。
令和3年5月に「個人情報の保護に関する法律」(以下「個人情報保護法」といいます。)が改正され、市議会が実施機関から外れたことにより令和5年4月1日から、「東海市議会の個人情報の保護に関する条例」により個人情報保護制度を運用していくこととなりました。
個人情報保護を実施する市の機関は
東海市議会です。
保護の対象となる個人情報は
市議会の職員が職務上作成し、又は取得した文書等で機関として組織的に用いているものに記録されている個人情報が対象となります。通常の紙による文書のほか図画、写真、フィルム、スライド、電磁的記録に記録されている個人情報も対象となります。
個人情報等の取扱い
個人情報の保有の制限等
個人情報等を保有するに当たっては、法令(条例を含む。)の定める所掌事務又は業務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特定する義務を負う。
利用目的の明示
本人から直接書面(電磁的記録を含む。)に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、原則として、事前に、本人に対し、その利用目的を明示する義務を負う。
不適正な利用の禁止
保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる義務を負う。
適正な取得
偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
正確性の確保
利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
安全管理措置
保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置を講ずる義務を負う。
従事者の義務
個人情報の取扱いに従事する市議会の職員若しくは職員であった者又は1.市議会から個人情報の取扱いの委託を受けた者が行う当該委託を受けた業務、2.指定管理者が行う公の施設の管理の業務、3.個人情報保護法第58条第1項各号に掲げる者が法令に基づき行う業務であって政令で定めるもの、4.個人情報保護法第58条第2項各号に掲げる者が行う同項各号に掲げる業務のうち法令に基づき行う業務であって政令で定めるもの、5.上記1～4に掲げる者から当該業務の委託を受けた者が行う当該委託を受けた業務のいずれかに従事している者若しくは従事していた者又は市議会において個人情報の取扱いに従事している派遣労働者若しくは従事していた派遣労働者は、その業務に関して知りえた個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用することを禁止される。
利用及び提供の制限
(1) 目的外利用・提供禁止原則とその例外
法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供してはならない。
例外
1.本人の同意があるとき又は本人に提供するとき。
2.行政機関等が法令の定める所掌事務又は業務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当な理由があるとき。
3.他の行政機関、独立行政法人等、地方公共団体の機関又は地方独立行政法人に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
4.専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき。
5.本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるとき。
6.その他保有個人情報を提供することについて特別の理由のあるとき。
(2) 保有個人情報の提供を受ける者に対する措置要求
保有個人情報を提供する場合において、必要があると認めるときは、保有個人情報の提供を受ける者に対し、提供に係る個人情報について、その利用の目的若しくは方法の制限その他必要な制限を付し、又はその漏えいの防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずることを求める。
自己情報の開示・訂正・利用停止等の請求の内容及び手続の方法は
開示の請求
東海市議会が保有する文書等に記録されている自己の個人情報の開示を請求できます。
開示を請求できる個人情報は、請求される方本人の個人情報です。ただし、未成年者等の法定代理人や本人から開示請求の手続について委任を受けた任意代理人は、本人に代わり開示を請求できます。
訂正の請求
開示の請求により開示を受けた自己に関する個人情報が事実でない場合、当該個人情報の訂正を請求できます。
利用停止等の請求
開示の請求により開示を受けた自己に関する個人情報が、実施機関の責務規定に反して収集され、利用され又は提供されている場合に、当該個人情報の利用の停止等を請求できます。
各種請求手続の方法は
「自己情報開示(訂正・利用停止)請求書」を議会事務局に提出していただきます。郵送による提出のほか電子申請もご利用いただけます。
請求書の様式や添付書類など請求手続の詳細については、次の項目をご参照ください。
開示の請求について
訂正の請求について
利用停止等の請求について
開示・訂正・利用停止等の請求に対する決定等は
開示・不開示の決定
原則として、請求を受けた日から15日以内に決定します。開示する場合は日時、場所などを、不開示の場合はその理由を記載のうえ通知します。
なお、開示の方法は、閲覧又は写しの交付によります。閲覧の場合は無料ですが、写しの交付の方法により開示の実施を行う場合は、写し1枚につき10円の費用が必要になります。
なお、郵送を希望される場合は、郵送に要する費用を別にご負担いただきます。
備考：両面の場合は、片面を1枚として費用の額を算定します。
訂正・不訂正又は利用停止・利用不停止の決定
原則として、請求を受けた日から30日以内に決定します。訂正又は利用停止できない場合はその理由を記載のうえ通知します。
不開示となる情報は
開示請求者以外の個人に関する情報や法人等に関する情報で当該法人等の利益を害するおそれのある情報をはじめ、法に定める情報が対象となります。
不開示等の決定に不服がある場合は
審査請求ができます。審査請求があったときは、学識経験者を委員とする行政不服審査会に諮問し、その答申を尊重して、審査請求についての決定等を行います。
個人情報ファイル簿
個人情報保護条例・規則は
個人情報保護条例・規則など関係例規については、次のリンクをご覧ください。
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このページに関するお問い合わせ
議会事務局
〒476-8601 愛知県東海市中央町一丁目1番地
電話番号:052-603-0031
ファクス番号:052-601-0627
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